Sherlock Holmes se hoed

 

Soms moet Thandi en Louisa al hul speurvernuf inspan om alumni-besonderhede op te spoor.

 

Hulle gebruik verskeie bronne, soos die universiteit se elektroniese studentedatastelsel, Varsite, of om jonger alumni op te spoor deur hul ouers – wie se besonderhede nog op die stelsel is – te skakel.

 

Hulle gebruik ook Market IQ, 'n kommunikasiediens wat die universiteit inlig sodra NWU-inligting in die media verskyn.

 

Wanneer hulle oor 'n alumnus lees, maak Thandi en Louisa seker dat die persoon se inligting in die elektroniese databasis, die Stakeholder Manager System, voorkom.

 

By NWU-gradeplegtighede word gegradueerdes ook versoek om 'n kaartjie met hul jongste kontakinligting in te vul.

 

Nog 'n goeie bron van inligting is sosiale media soos Facebook en LinkedIn, waar Thandi en Louisa byvoorbeeld kan sien waar 'n oudstudent werk, en hulle dan by die werksplek kan bel.

 

Alumni word slegs as 'nie-bereikbaar' gemerk indien elke moontlike leidraad sonder sukses gevolg is.

 

Kom ons bekyk dié prestasie van naderby. Hierdie twee, wat in die institusionele alumnikantoor werk, het in 2014 – met die hulp van 'n paar kollegas wat nou en dan gehelp het – 21 384 alumni se besonderhede bygewerk. Die totaal vir 2015 was 20 852. Tydens die eerste helfte van vanjaar het hulle, hierdie keer min of meer op hul eie, 'n verstommende totaal van 18 335 oudstudente se besonderhede bygewerk.

 

Maar waarom is dit nodig? Wel, ons alumni is – saam met ons studente en personeel – ons belangrikste belangegroep. Ons wil seker maak dat jy van alles weet wat by die NWU gebeur en sonder jou korrekte kontakbesonderhede kan ons geen inligting vir jou stuur nie.

 

Dit gaan natuurlik ook oor tweerigtingkommunikasie. Wanneer ons 'n kommunikasiekanaal tussen jou en die universiteit skep, gee dit jou ook 'n manier om met ons in verbinding te tree.

 

'n Vriendelike geselsie

 

“Meeste alumni is baie bly om van ons te hoor,” sê Louisa. “Veral ouer mense gesels graag met ons en vertel ons van hul eie studentejare, of van hul kinders en kleinkinders wat ook by die NWU studeer het. Soms kry ek die idee dat hulle eensaam is en net te dankbaar is om 'n bietjie te kan gesels.”

 

Thandi en Louisa kontak die alumni van al drie kampusse en probeer om almal se taalvoorkeure in ag te neem. Louisa is Afrikaans en Engels, terwyl Thandi – behalwe haar moedertaal Setswana – ook 'n bietjie isiZulu en isiXhosa praat. “Veral die ouer mense voel gemakliker in hul moedertaal,” sê Thandi.

 

Gelukkig is ongeskikte grompotte aan die ander kant van die lyn 'n redelike rare gebeurtenis. “Slegs enkeles sê hulle wil nie gekontak word nie, en dan maak ons 'n DNC-nota langs hul name op die databasis. DNC staan vir ‘do not contact’,” verduidelik Louisa.

 

Soms ontstellend

 

Soms is 'n oproep onverwags hartseer. Dit gebeur wanneer hulle iemand bel en by die familielid wat die foon antwoord, hoor dat die persoon oorlede is.

“Eenkeer het die seun die telefoon geantwoord en vertel dat sy ouers – beide NWU-alumni – 'n paar dae tevore in 'n motorongeluk oorlede is. Dit was regtig ontstellend,” sê Louisa.

 

Twee vlieë met een klap

 

Sedert 2016 is Thandi en Louisa se werk 'n geval van twee vlieë met een klap. “Ons help die Potchefstroomkampus om alumni telefonies van reünies te vertel,” sê Thandi.

 

Dan gebruik hulle sommer die geleentheid om seker te maak dat hulle die mense se mees onlangse kontakbesonderhede het. Dit sluit volle name, ID-nommers, getroude vanne, en e-pos-, pos- en woonadresse in.

 

Die volgende keer wat jy dus Louisa of Thandi se stem oor die foon hoor, groet gerus vriendelik en gesels ’n bietjie terwyl jy vir hulle inligting soos byvoorbeeld jou getroude van en nuwe selnommer gee. Ten minste weet jy dat daar 'n vriendelike NWU-gesig agter daardie vriendelike stem is.