Die oplossing wat ons bied, is e-posetiket vir die werkplek. eish! het met Louis Jacobs gepraat, wat die direkteur van Korporatiewe Kommunikasie is en ’n lid van die span wat riglyne vir e-posetiket vir die NWU opgestel het.

 

Louis vertel vir ons in hierdie artikel waarom die riglyne nodig is en hoe hulle kan help om ons werkslewe makliker te maak. Hy spel ook die moets en moenies van e-poskommunikasie uit.

 

V: Eerstens, waarom moet ons ons hoegenaamd aan e-posetiket steur?

A: Die ontvang en beantwoording van e-posse het ’n baie belangrike deel van ons daaglikse take geword en die wyse waarop jy kommunikeer, sê baie oor die tipe werknemer wat jy is: jou werksetiek, jou verbintenis tot professionalisme en jou aandag aan besonderhede.

 

Die punt van e-posetiket is dat dit kommunikasie vergemaklik, jou help om jou daaglikse take doeltreffend te hanteer, en op die ou end vir jou waardevolle tyd bespaar.

 

V: Wat beskou jy as een van die groot moenies wanneer ’n mens e-pos gebruik?

A: Wanneer jy privaat sake bespreek of vertroulike inligting deel, begin altyd met ’n nuwe e-pos. Moenie op ’n vorige e-posstring van ’n bepaalde persoon antwoord nie – jy kan dalk onwetend mense wat deel is van die vorige e-posstring by ’n vertroulike e-pos insluit.

 

Trouens, as jy twyfel, moenie. Maak baie seker van die geldigheid en doel van jou inligting voordat jy vertroulike of sensitiewe inligting deel, aangesien dit ernstige gevolge vir jou en jou werkgewer kan inhou.

 

V: Wat van daardie kwaai e-pos?

A: O, dis ’n baie groot rooi lig. Moet nooit in die hitte van die oomblik ’n e-pos skryf en stuur nie. As jy kwaad is, gee vir jouself tyd om af te koel en dan te reageer. Moenie per e-pos jou woede verwoord, iemand slegsê of liefdeloos teenoor iemand optree nie, veral nie as dit met die gewraakte “Reply All” saamgaan nie. Onthou altyd dat e-poskorrespondensie nooit uitgewis word nie.

 

V: Kan jy vir ons ’n paar wenke gee oor hoe om die perfekte e-pos te skryf?

A: Sluit ’n duidelike, direkte onderwerpreël in, hou jou e-pos kort en saaklik, gebruik ’n professionele lettertipe en kontroleer jou spelling en grammatika voordat jy die stuurknoppie druk.

 

Jy kan jou e-pos selfs hardop lees. Jou ore sal dalk iets optel wat jou oë gemis het, en dit is ’n goeie toets vir die toon van jou e-pos – dit kan baie maklik meer kortaf klink as wat jy dit bedoel het. Om die beste resultate te behaal, vermy negatiewe woorde soos mislukking, verkeerd, of nagelaat, en wees hoflik – sê altyd asseblief en dankie.

 

V: Watter ander nuttige wenke het jy in jou riglyndokument?

A: Jy sal inligting oor die gebruik van reëls vir vakansies en wanneer jy uit die kantoor is in die dokument kry, en ook meer oor Carbon Copy, Blind Copy en Reply All uitvind.  Ons verduidelik hoe om die belangrikheid van ’n e-pos te evalueer, hoe om jou gehoor te verstaan, en hoe om aanhangsels aan e-posse te hanteer.

 

V: ’n Laaste woord van e-poswysheid van jou kant af?

A: Elke e-pos wat jy stuur, kan jou reputasie positief of negatief beïnvloed. In die professionele wêreld maak ander mense se opinies wel saak, en hulle persepsie van jou sal kritiek wees vir jou sukses of mislukking.