Teen hierdie datum moet die NWU, saam met alle ander openbare en privaat organisasies in Suid-Afrika wat rekords hou wat enigeen se persoonlike inligting bevat, gedokumenteerde bewyse aan die Inligtingsreguleerder van Suid-Afrika verskaf van planne wat in plek is om hierdie inligting te beskerm.

 

Dit sluit inligting in soos kontak-, mediese, demografiese, indiensnemings-, finansiële, opvoedkundige en misdaadinligting, asook privaat korrespondensie en selfs die persoonlike menings van en oor ’n persoon of ’n groep.

 

Sekere dele van die Wet – wat ’n werkbare balans tussen die reg op privaatheid en ander regte soos die reg op toegang tot inligting wil vind – word reeds sedert 2014 geïmplementeer, maar die volle Wet sal op 1 Julie 2021 van krag word. Dit volg op ’n 12 maande lange grasietydperk nadat president Cyril Ramaphosa die aanvang van die Wet op 1 Julie 2020 en die afdwinging daarvan op 1 Julie 2021 aangekondig het.

 

Eric Swanepoel, senior rekordbeampte by die NWU, sê die POPI-wet het te doen met die manier waarop die universiteit persoonlike inligting insamel, gebruik en argiveer.

 

Span toegewyd om persoonlike inligting te beskerm

 

Eric verduidelik dat die registrateur van die NWU, prof Marlene Verhoef, verlede jaar tydens die inperking en net voor die president se amptelike aankondiging oor die POPI-wet ’n taakspan saamgestel het.

 

Die span is in Mei 2020 saamgestel en bestaan hoofsaaklik uit personeel van Korporatiewe Inligtingsbestuursdienste (CIGS) en Rekordbestuur.

 

Hulle rapporteer aan die NWU se Inligtingsbestuurskomitee. Hierdie komitee bestaan uit verteenwoordigers van Regsdienste, die adjunk-visekanseliers se kantore, Inligtingstegnologie, Strategiese Intelligensie, Student Akademiese Lewensiklus Administrasie (SALA), en Mense en Kultuur.

 

Span maak goeie vordering

 

“Ons het sedert verlede jaar goed gevorder om voldoening te verseker. Die Universiteitsbestuurskomitee en dekane het gehelp dat ons 170 inligtingsverteenwoordigers van regoor die NWU identifiseer en aanstel.”

 

Eric sê hulle insette is onder meer dat vraelyste ingevul is en inligtingsvloeidiagramme vir hulle fakulteite, departemente en eenhede en ander inligtingsverwante data verskaf is. Dit het die taakspan gehelp om ’n privaatheidsimpakevaluering te doen, wat een van die vereistes is om aan die POPI-wet te voldoen.

 

“Ons is op hierdie stadium vol vertroue dat die NWU sy deel doen om te verseker dat persoonlike inligting beskerm en met sorg behandel word. Ons glo dat ons goed op pad is om aan die POPI-wet te voldoen.”