Hierdie departement, wat oor al drie kampusse strek, is deel van die portefeulje van prof Marlene Verhoef, die NWU se registrateur.

Hoe werk dinge by die CIGS?

Die departement bestaan uit vier subdepartemente: Sekretariaat, Risiko en Voldoening, Rekords, Argiewe en Museums, en Administratiewe Logistiek.

Voor die herstrukturering het sommige van die vier subdepartemente afsonderlik gefunksioneer en aan verskillende bestuurslede gerapporteer. Sedert die herstrukturering word al die departemente wat met die werk van die registrateur verband hou en wat met bestuur en inligting te doen het, vir optimale funksionering saam gegroepeer.

Sekretariaat lewer dubbeldoordiens

Die subdepartement Sekretariaat is in die sentrale sekretariaat en die fakulteitsekretariaat verdeel.

Volgens Amanda van der Merwe, die direkteur van CIGS, is die sentrale sekretariaat verantwoordelik vir die statutêre komitees soos die Raad, die Raad se subkomitees, die Senaat en sy subkomitees en die Institusionele Forum.

“Hul daaglikse bedrywighede bestaan uit die opstel van notules en agendas, toesighouding oor die bestuur van die statutêre komitees, verkiesings, lidmaatskapsake en nominasieprosesse, en die implementering van opdragte wat spesifiseer wat elke komitee behoort te doen,” sê sy.

Elkeen van ons agt fakulteite het ’n fakulteitsekretariaat met komiteekoördineerders wat vir al die fakulteit se raadsvergaderings, subkomiteevergaderings en die fakulteit se bestuursvergaderings verantwoordelik is.

Die personeellede van die fakulteitsekretariaat gebruik ’n stelsel van dubbele rapporteringslyne – bruin en geel. Hulle het ’n bruin lyn na die sentrale sekretariaat vir die ontvang van aanwysings, riglyne en standaardbedryfsprosedures vir hulle komiteekoördineringstake. Hulle gebruik die geel lyn na die senior fakulteitsadministrateurs om hulle daaglikse pligte te kommunikeer. (Hulle werk nóú saam met die senior fakulteitsadministrateurs en die uitvoerende dekane.)

Bly veilig

Amanda verduidelik dat die subdepartement Risiko en Voldoening redelik nuut is en tans net een personeellid het. Hierdie subdepartement is verantwoordelik vir die risikoregister van die universiteit en vir die hantering van die fakulteite se risiko’s.

Risiko en Voldoening sien ook om na die administrasie en koördinering van die nakomingsprogram. Die NWU moet ongeveer 350 parlementêre wette nakom, en hierdie subdepartement verseker dat hierdie wette “eienaars” het wat verantwoordelik is om te verseker dat dit nagekom word. Die subdepartement help ook hierdie eienaars van die wette met die administrasie van die nakoming.

Vir die rekord

Die subdepartement Rekords, Argiewe en Museums fokus op die bewaring van die universiteit se historiese kennis, herinneringe en die inligting wat in die rekords vervat is

Die NWU het nou vir die eerste keer toegewysde kantore vir rekords en argiewe op die kampusse om optimale funksionering te verseker.

Amanda voeg by dat die NWU op hierdie stadium net een amptelike museum het en wel op die kampus in Potchefstroom, en as deel van hulle mandaat wil CIGS ook museums op die kampusse in Mahikeng en Vanderbijlpark open.

Pakkies en pos

Voor die herstruktureringsproses het die subdepartement Administratiewe Logistiek as Pos- en Koerierdienste bekendgestaan. Hierdie subdepartement verskaf pos- en koerierdienste vir professionele sowel as privaat gebruik aan personeel en studente regoor al drie kampusse.